Sådan kopieres data fra Excel til Outlook

Excel er et ekstremt værdifuldt softwareprogram, der giver mange løsninger, der ofte bruges og oprettes til andre softwareapplikationer. Mange løsninger oprettes i Excel og overføres derefter til andre applikationer eller sendes andre steder. Ofte skal de løsninger, du opretter i Excel, udvindes og bruges i et andet format.

Lad os sige, at du skal oprette en tabel og sende den til nogen i en e-mail. Du kan prøve at gøre dette i perspektiver; det vil dog tage lidt ekstra tid at formatere for at sikre, at det ser godt ud. Så når du tænker på et bord, forestiller du dig sandsynligvis Excel. Se nedenstående tabel oprettet i Excel. Dette er kopieret fra Excel og indsat direkte i denne artikel ved hjælp af din standard indsætningshandling.

Uden at se den originale Excel-tabel kan du tro, at dette ikke ser dårligt ud. Hvad du ikke kan se, er at celleværdierne skal centreres lodret og vandret. Omkostningskolonnen ser også lidt ud; faktisk er jeg ret sikker på, at det nu er, hvordan vi betegner valuta (over beløbet). Så hvordan ser bordet faktisk ud?

Det ser efter min mening lidt bedre ud. Denne løsning fungerer dog muligvis ikke til det, du har brug for. Vi vil kort beskrive de forskellige løsninger til indsættelse og løsning af data fra Excel i andre løsninger.

Sådan løses formateringsproblemer, når du kopierer fra Excel

Brug de samme eksempler som ovenfor, lad os se, hvilke løsninger vi har til dette. For det første, hvad er vores muligheder, når vi indsætter data?

Fra venstre mod højre har vi:

Behold kildeformatering

Behold kildeformatering er din standardindsætningsmulighed. Normalt fungerer dette som forventet, men det afhænger af, hvordan dataene formateres fra kilden. I dette eksempel inkluderer kildeformateringen 'Regnskab' -stilen, som ikke genkendes af Outlook og mange andre applikationer. Hvis du ændrer stilen til 'Valuta', kan du indsætte ved hjælp af Keep Source Formatting, og det ser bedre ud.

Brug destinationsformater

Hvis du vil bruge formatering, der ligner anden tekst i destinationen, skal du bruge denne indsætningsindstilling. Det bevarer stadig generel formatering som fed og kursiv, men vil bruge destinationsformaterne som f.eks. Skrifttypestil og størrelse.

Link og bevar kildeformatering

Dette holder kildeformateringen, som den er, og holder tabellen knyttet til den oprindelige kilde. Der er nogle ekstra funktioner til dette, men det giver den person, du sender data, mulighed for at klikke på 'Opdater link' ved at højreklikke på bordet og modtage opdateringer. Dette skal naturligvis konfigureres korrekt til at fungere som beskrevet.

Link og brug destinationsformater

Link og brug destinationsformater fungerer på samme måde som link og beholder kildeformatering, medmindre dette bruger destinationsformateringen. Ting som farve opdateres ikke efter oprindeligt kopieret, men tekstændringer i dataene opdateres.

Billede

Billede kan være nyttigt, hvis du bare vil vise dataene og ikke længere har brug for at formatere, redigere eller modtage opdateringer fra dem. Indsætning som et billede vil sikre, at billedet ser identisk ud med kilden. Men dit parti kan ikke ændre det, så sørg for at dette gælder for din løsning.

Behold kun tekst

Behold kun tekst viser tabellen, som den var, men i tekstform. Der vil ikke være en formateret tabel til stede eller anden formatering end dine destinationsformateringsformater som størrelse og skrifttypestil.

Der er selvfølgelig andre måder at bruge de ovennævnte klisterformer og ændre resultatet for at se, hvordan du vil have det. Et hurtigt eksempel; ved let at ændre bredden af ​​'Omkostnings' -kolonnen i Outlook ved hjælp af Keep Source Formatting-klistrestilen, ser formateringen nu korrekt ud og holder regnskabsformatet indstillet i omkostningskolonnen.

Den bedste måde at lære er at lege med de ovennævnte indsætningsstile og se, hvordan de bedst passer til dine behov.