Oprettelse af en rapport ved hjælp af pivottabel
Alle mennesker, der arbejder i et professionelt miljø, forstår behovet for at oprette en rapport. Det opsummerer alle data om dit arbejde eller virksomhedens på en meget nøjagtig måde. Du kan oprette en rapport over de data, du har indtastet på et Excel-ark ved at tilføje en pivottabel til dine poster. En pivottabel er et meget nyttigt værktøj, da det automatisk beregner totalen for dine data og hjælper dig med at analysere dine data med forskellige serier. Du kan bruge en pivottabel til at opsummere dine data og præsentere dem for de berørte parter som en rapport.
Her er hvordan du kan oprette en pivottabel på MS Excel.
- Det er lettere at lave en rapport på dit Excel-ark, når det har dataene. Når dataene er tilføjet, skal du vælge de kolonner eller rækker, du vil have en pivottabel til.
tilføj dataene
Valg af rækker og kolonner til dine data
- Når dataene er valgt, skal du gå til Indsæt, der vises på den øverste værktøjslinje på din Excel-software.
Indsæt
Hvis du klikker på Indsæt, bliver du vist til mange muligheder for tabeller og andre vigtige funktioner. Yderst til venstre finder du fanen til 'Pivottabel' med en pil nedad.
Find pivottabel på din skærm
- Ved at klikke på pilen nedad vises to muligheder at vælge imellem. Pivottabel eller pivotdiagram. Nu er det op til dig og dine krav, hvad du vil gøre en del af din rapport. Du kan prøve begge for at se, hvilken der ser mere professionel ud.
Pivottabel for at lave en rapport
- Ved at klikke på pivottabel fører du til en dialogboks, hvor du kan redigere rækkevidden af dine data og andre valg om du vil have pivottabellen på det samme regneark, eller om du vil have den på en helt ny. Du kan også bruge en ekstern datakilde, hvis du ikke har nogen data på din excel. Dette betyder, at det ikke er en betingelse for PivotTable at have data på din Excel.
vælge data og klikke på pivottabel
Du skal tilføje en placering, hvis du ønsker, at tabellen skal vises på det samme regneark. Jeg skrev c1, du kan også vælge midten af dit ark for at holde det hele organiseret.
Pivottabel: valg af data og placering
- Når du klikker på OK, vises din tabel endnu ikke. Du skal vælge felterne fra feltlisten til højre på skærmen, som vist på billedet nedenfor.
Din rapport skal stadig gennemgå et andet sæt muligheder, der endelig skal laves
- Kontroller en af de to muligheder, som du vil have en pivottabel til.
Kontroller det felt, du vil vise i din rapport
Du kan vælge en af dem eller begge. Du bestemmer.
- Sådan vil din pivottabel se ud, når du vælger begge dele.
Viser begge felter
Og når du vælger et af felterne, så vises din tabel.
Viser et felt
Viser et felt
- Indstillingen til højre på din skærm som vist på billedet nedenfor er meget vigtig for din rapport. Det hjælper dig med at gøre din rapport endnu bedre og mere organiseret. Du kan trække kolonnerne og rækkerne mellem disse fire mellemrum for at ændre den måde, din rapport vises på.
Vigtigt for placering af dine rapportdata
Din rapport er lavet
- Den følgende fane på feltlisten til højre gør din visning af alle felter lettere. Du kan ændre det med dette ikon til venstre.
Indstillinger for, hvordan din feltvisning ser ud.
Og at vælge en af mulighederne blandt disse vil ændre den måde, din feltliste viser på. Jeg valgte 'Områdesektion kun 1 med 4'
Visning af feltliste
- Bemærk: Muligheden for 'Udskyd layoutopdatering', der er lige i slutningen af din pivottabel-feltliste, er en måde at færdiggøre de felter, som du vil have vist i din rapport. Når du markerer afkrydsningsfeltet ud for det og klikker på opdatering, kan du ikke ændre noget manuelt på excel-arket. Du bliver nødt til at fjerne markeringen i dette felt for at redigere noget i Excel. Og selv for at åbne den nedadgående pil, der vises på kolonnerne, kan der ikke klikkes på etiketter, medmindre du fjerner markeringen af Udskud layoutopdatering.
'Udskyd layoutopdatering' fungerer mere som en lås for at holde dine redigeringer af indholdet af rapporten uberørt
- Når du er færdig med din pivottabel, kan du nu redigere den yderligere ved hjælp af pivottabelværktøjerne, der vises lige i slutningen af alle værktøjerne på din værktøjslinje øverst.
Pivottabelværktøjer til redigering af, hvordan det ser ud
Alle muligheder for design
